Gestionar referencias bibliográficas con Mendeley

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Si alguna vez has hecho un Trabajo de Fin de Grado o de Máster te habrás enfrentado a esa parte tan divertida que es poner las referencias bibliográficas. A lo largo de la carrera no es frecuente que el profesorado exija estas cosas, pero si te has encontrado con alguien que sí te lo ha pedido: mis respetos.

Ni que decir tiene que cuando te adentras en el mundillo de la investigación esto es por completo obligatorio e importantísimo, y en otros ámbitos seguro que también.

Las referencias bibliográficas se suelen convertir en la parte más aburrida y si no las gestionas adecuadamente te pueden robar mucho tiempo valioso. Por eso hoy vamos a hablar de por qué son necesarias y como trabajar con ellas de la forma más fácil y práctica posible.

¿Qué son y para qué sirven las referencias bibliográficas?

Vamos a situarnos para tener claro de qué hablamos. Cuando hablamos de referencias bibliográficas estamos hablando de citar la fuente original de algo que yo he incluido en mi trabajo. Por ejemplo, si digo que en 1995 Antonia Trichopoulou desarrolló un índice de adherencia a la Dieta Mediterránea, tengo que referenciar ese trabajo original del que he conseguido la información. Por dos motivos, primero para demostrar que esa información está respaldada en algo y no me la he sacado de la manga, y segundo para proporcionar la fuente original de información a aquellas personas interesadas en leerla y saber más.

¿Cómo referenciar?

Las referencias consisten en un listado de todos los trabajos utilizados. Además a lo largo del texto se indica con una marca la referencia concreta que hemos utilizado en cada cosa, esta marca puede ser un número, un superíndice o el apellido del primer autor, dependiendo del formato que utilicemos (ahora hablamos de eso).

Puesto que las referencias deben ser identificables y localizables por cualquier persona necesitamos un formato estándar de cómo hacerlas. De esta forma cualquier persona que la vea sabrá como localizar ese trabajo que le ha interesado.

Formatos

Lo cierto es que no hay un formato de citación, hay muchos y utilizaremos uno u otro dependiendo de en qué rama del conocimiento nos movamos. En el caso de las ciencias de la salud lo más habitual es utilizar el formato Vancouver, aunque también se suele ver el formato AMA (American Medical Association). En el ámbito de las ciencias sociales el más utilizado es el formato de la APA (American Psychological Association).

Cada formato determina cómo construir la referencia y cómo señalarla en el texto. Cada uno de ellos tiene instrucciones precisas sobre cómo referenciar distintos textos originales, desde libros hasta artículos de revistas científicas pasando por páginas webs o documentos oficiales. Te dejo aquí un ejemplo de la misma referencia en los tres formatos para que veas como queda en un documento de texto tal y como sale automáticamente con el gestor bibliográfico, en este caso se trata de un artículo.

Como verás las referencias son muy similares entre sí, pero no iguales. A grandes rasgos todas colocan al principio los apellidos e inicial de las personas responsables de la autoría, seguidos del título, revista donde está publicado el artículo y una serie de números que hacen referencia a el año de publicación, el número de la revista o las páginas. En el caso de Vancouver y AMA las referencias se colocan en el listado en el orden en que aparecen en el texto, mientras que en el formato APA se ponen por orden alfabético con el apellido del primer autor como referencia.

Te podrás imaginar que hacer cada referencia a mano, sobre todo se tienes unas cuantas decenas de ellas, es un suplicio. Además, lo normal es que al escribir vayas cambiando cosas de sitio y completando en medio de lo que ya tienes escrito. Eso quiere decir que tendrías que ir cambiando el número y orden de las referencias cada vez que hagas un cambio. Si tienes dos y metes otra en medio no tiene mucha complicación pasar el 2 a 3, pero imaginate que metes esa segunda referencia cuando ya llevas 90: el 2 pasa a 3, el 3 a 4, el 4 a 5…

Gestores bibliográficos

Afortunadamente el ser humano es un animal ingenioso y ante lo engorroso que es trabajar con referencias, se inventaron los gestores bibliográficos. Estos son programas que te permiten organizar e insertar las referencias en un texto, dando automáticamente el formato que quieras y modificando el número de la cita si es necesario.

Lo mejor para entender cómo funcionan es ver un ejemplo. Hay muchos gestores bibliográficos, yo he utilizado EndNote, RefWorks y Mendeley. Incluso el propio Microsoft Word tiene una función para referencias bibliográficas. Pero mi favorito, el que uso a día de hoy y el que traigo de ejemplo es Mendeley (además es gratis, que siempre viene bien).

Mendeley

A continuación te muestro una imagen de la pantalla principal de Mendeley para ir comentando.

1-Librería

Aquí se sitúan las carpetas para organizar todo lo que tengas guardado. Algunas vienen por defecto, como “añadidos recientemente” o “favoritos”, pero puedes crear las que quieras y organizarlas a tu gusto.

2-Filtro de autores

Es un listado que se va rellenando automáticamente con los autores de todos los artículos que guardes, pulsando sobre uno de ellos podrás ver todos sus artículos en el listado central.

3-Listado central

Aquí se muestra una lista de los artículos que tengas seleccionados, ya sea por autor o dentro de una carpeta de tu librería. El puntito verde puedes quitarlo para indicar que el artículo está leído. Mendeley te permite guardas el PDF del artículo y lo podrás abrir pinchando en el icono que aparece junto al punto verde.

4-Detalles del artículo

Cuando seleccionas un artículo del listado central, aquí se muestran toda su información. Lo bonito de esto es que todos los datos se rellenan automáticamente al guardar el PDF, no tienes que escribir nada a mano. Además, si Mendeley detecta algo raro en el autocompletado de datos te saldrá un aviso para que los compruebes y puedas modificarlos manualmente.

5-Acciones principales

Aquí están los botones para hacer las acciones básicas como crear carpetas o añadir artículos. Los artículos pueden añadirse guardando el PDF o manualmente escribiendo tú todos los datos. Al añadir puedes elegir el tipo de documento del que se trata y los campos a completar cambiarán según el caso.

6-Buscador

Puedes buscar artículos escribiendo autores, parte del título, nombre de la revista… En este caso he buscado el apellido Trichopoulou, por lo que me muestra en el listado principal todos los artículos que tienen ese apellido entre los autores.

Este es el programa principal que te permite guardar y clasificar tus artículos. También tiene una aplicación para el móvil por si te vienes muy arriba y quieres ir buscando y leyendo en el autobús.

Para completar esto, debes instalar un plugin en tu editor de texto (en mi caso LibreOffice). Aquí te lo enseño y te cuento cómo funciona.

1-Botones de acción

El primero y más importante es “Insert Citation”, una vez elegido el lugar del texto donde quieres añadir la cita solo tienes que clicar aquí para que se abra la ventana de búsqueda. También tienes otras opciones como elegir el formato, que te llevará al programa principal de Mendeley y te mostrará un listado con todos los formatos disponibles para que elijas. Con el botón de “Insert Bibliography” podrás insertar el listado completo de referencias una vez acabes.

2-Ventana de búsqueda

Con este sencillo buscador podrás elegir el artículo que quieres incluir en cada caso, también puedes introducir más de uno al mismos tiempo. En este caso he vuelto a buscar el apellido Trichopoulou y me aparece la lista de todos los artículos que lo incluyen entre sus autores.

Y ya está, si te animas verás que cuesta más explicarlo que usarlo. Merece mucho la pena coger un poco de soltura, sea con Mendeley o cualquier otro porque más o menos todos son iguales. Verás que te ahorran mucho tiempo, imagina que tienes un artículo ya terminado con las referencias en formato Vancouver y te piden que las pases todas a formato AMA, con esto solo tardarás exactamente 4 clics.

Con esto se acaba esta breve explicación sobre el uso de gestores bibliográficos. Si tienes algo que preguntar, añadir o quieres compartir tu experiencia con otro programa puedes hacerlo en los comentarios o en redes sociales. Por supuesto se agradece que compartas si te ha gustado, sobre todo si conoces a alguien a quién creas que puede resultarle útil. ¡Hasta pronto!

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